【動画紹介】カレンダー整理の究極ガイド

皆さんは普段、どのようにスケジュール管理をされていますか？

仕事、プライベート、諸々のToDo…

紙の手帳を使い続けている方もいれば、最近はアプリで一元管理している方も多いと思います。

私も転職をきっかけに、改めてスケジュールとToDo管理の方法を色々勉強し直しています。

その中で、読書術に関するこちらの記事で紹介したThomas Frank氏が参考になる動画を出していたため、今回はその内容をシェアします。

※この記事は以下の動画の日本語要約です。（一部、管理人の意訳を含みます）

動画の主旨

「予定をスマートに管理するためのTips  3選」が紹介されています。

動画の内容

生産性研究の大家であるDavid Allen氏は、次のように書いています。

“Your brain is for having ideas, not for holding them.”
「あなたの脳は考えるためのものであり、保持するためのものではない」

David Allen

スケジュール管理方法をマスターし、脳を「考える」作業に集中させることができれば、生産性は劇的に向上することでしょう。

ちなみにFrank氏は、「生産性システム」（Productivity System）という用語を度々使っています。

これは、「人生で起こるすべてのことに関する統合された情報源」のことで、予定、タスク、アイデア、連絡先などが含まれます。

今回の動画では、その中の「予定」、すなわちカレンダーの活用方法について説明されています。

Tips その１：自分に合った方法でカレンダーを設定すること

スケジュール管理のツールとして、手帳などのアナログ媒体がよいのか、デジタル媒体が良いのか（＋どのアプリが最適か）、昔から議論は尽きないが、大切なのは、自分が実際に使い続けられること。

年齢や職業、性格によって、最適なスケジュール管理方法は異なる。

デジタル媒体の主な利点は以下の3点。

• 通知設定ができる
• 複数の端末から同じ情報にアクセス可能
• 繰り返しイベントを設定できる

Frank氏の個人的なおすすめは、Googleカレンダーとのこと。

Tips その２：カレンダーにすべての関連情報を集約すること。

動画では、Googleカレンダーを例に「スケジュール作成時にやるべきこと」が説明されています。

上記の方法によって、頭の中に情報を保持するのではなく、「必要な時に取り出せる状態」にしておくことが大事。

カレンダーは、そのイベントの開始直前に見る可能性が最も高いツールであり、「ここさえ見ればOK」という状態にしておけば、直前にバタバタすることが無くなる。

TIps その３：カレンダーから適切なタイミングで情報を取得する。

以下の2点を必ず実践すること。

① 毎日カレンダーを確認する。

非常にシンプルだが、多くの人がスキップしてしまっている。
せっかく作ったスケジュールも、見られなければ価値を生まない。
毎日、朝一番に、カレンダーを確認すること！

② 通知設定を使いこなす

上述のグループ（ライフバケット）単位での通知設定に加えて、特に重要な予定（面接、試験、記念日など）についてはさらに個別の通知設定を行う。

その際、「計画の錯誤」と「区分化効果」の2点を頭に留めておくと良い。

計画の錯誤（PLANNING FALLACY）
・物事にかかる時間を見積もる際に、非常に楽観的になる傾向があること。

区分化効果（SEGMENTATION EFFECT）
・一つのタスクを、さらに小さないくつかのタスクに細分化して、それぞれのタスクにかかる時間を考えると、より正確な見積もりができること。

まとめ

今回は、Thomas Frank氏の動画“How to Organize Your Calendar – The Ultimate Guide”を紹介しました。

予定をスマートに管理するための、3つのシンプルなルール

1：自分に合った方法でカレンダーを設定すること。

2：カレンダーにすべての関連情報を集約すること。

3：適切なタイミングでカレンダーから情報を取り出すこと。

編集後記

スケジュール管理について、私はGoogleカレンダーと紙手帳をメインで使用しているものの、妻との予定共有にはTimeTreeを長年使っています。

ツール数が「3」というのは煩雑で、何とかGoogleカレンダーとTimetreeを統合したいと思っているのですが、「Googleカレンダーの情報を、TimeTreeにインポートすること」はできても、その逆はできない模様。

最適なスケジュール管理方法を探求する旅は続きます…！